Nettoyage de bureaux : quelle fréquence et que mettre dans le cahier des charges ?
Combien de passages par semaine, ce que le Code du travail impose, le tableau des tâches par fréquence et les 10 rubriques d'un cahier des charges qui permet de comparer les devis.
Sommaire
Choisir une entreprise de nettoyage pour ses bureaux, c'est souvent comparer des devis qui ne parlent pas de la même chose : l'un prévoit trois passages par semaine, l'autre cinq ; l'un inclut les vitres et les consommables, l'autre non. Sans cahier des charges clair, on compare des prix, pas des prestations, et c'est rarement le moins cher qui revient le moins cher.
Ce guide vous aide à définir la bonne fréquence, à connaître vos obligations d'employeur et à rédiger un cahier des charges simple, que vous pourrez envoyer à plusieurs prestataires.
Ce que prévoit le Code du travail : les locaux de travail et leurs annexes doivent être régulièrement entretenus et nettoyés (article R4224-18). Les cabinets d'aisance doivent être nettoyés et désinfectés au moins une fois par jour (article R4228-13). Lorsqu'une entreprise extérieure intervient dans vos locaux, une inspection commune préalable est requise, et le plan de prévention doit être écrit dès que l'intervention atteint 400 heures sur 12 mois (article R4512-7). Vérifiez la version en vigueur des textes sur Légifrance.
Quelle fréquence selon vos locaux ?
Il n'existe pas de fréquence unique : elle dépend du nombre de personnes présentes, de la surface, de la circulation et de l'image que vous voulez donner à vos visiteurs. Voici les repères que nous utilisons pour établir une première proposition.
| Type de locaux | Repère de fréquence | À noter |
|---|---|---|
| Bureaux occupés tous les jours (open space, équipes nombreuses) | 3 à 5 passages par semaine | Les sanitaires doivent de toute façon être nettoyés chaque jour |
| Petit cabinet, agence, bureau de quelques personnes | 1 à 2 passages par semaine | Prévoir l'entretien quotidien des sanitaires : passage court ou organisation interne |
| Accueil, showroom, locaux recevant du public | Passage quotidien | L'image de l'entreprise se joue dès l'entrée |
| Espace de coworking, flux importants | Passage quotidien, voire renforcé | Sanitaires et espaces partagés plusieurs fois par jour aux heures de pointe |
Le bon réglage se trouve souvent après un mois ou deux : un contrat bien conçu prévoit de réajuster la fréquence une fois les premiers passages effectués.
Le tableau des tâches par fréquence
C'est le cœur du cahier des charges. Il évite les malentendus du type « je pensais que les vitres étaient comprises ».
| Fréquence | Tâches |
|---|---|
| À chaque passage | Vidage des corbeilles et tri sélectif, sanitaires (nettoyage, désinfection, réapprovisionnement), cuisine ou espace de pause, points de contact (poignées, interrupteurs, boutons d'ascenseur), sols des zones de passage |
| Chaque semaine | Aspiration complète des moquettes, lavage de tous les sols durs, dépoussiérage des bureaux dégagés et du mobilier, portes et cloisons vitrées (traces) |
| Chaque mois | Plinthes, rebords, luminaires accessibles, intérieur de l'électroménager (réfrigérateur, micro-ondes), dépoussiérage en hauteur |
| Chaque trimestre ou semestre | Vitres extérieures, shampooing des moquettes, décapage et protection des sols, grilles de ventilation |
Conseil : précisez ce qui se trouve sur les bureaux. La plupart des prestataires ne dépoussièrent que les bureaux dégagés, par discrétion pour les documents et le matériel informatique. Si vous voulez autre chose, écrivez-le.
Le cahier des charges : les 10 rubriques indispensables
Un cahier des charges n'a pas besoin d'être long : deux ou trois pages bien structurées suffisent.
- 1La description des locaux : adresse, surface, nombre d'étages, plan si possible, types de sols (moquette, parquet, carrelage), nombre de postes de travail et de personnes présentes.
- 2Les zones et les prestations par zone : bureaux, salles de réunion, accueil, sanitaires, cuisine, circulations, local poubelles.
- 3Les fréquences, sous forme de tableau comme ci-dessus.
- 4Les horaires et contraintes d'accès : intervention avant l'arrivée des équipes, en soirée ou le week-end, gestion des clés, badges et alarme.
- 5Les consommables : qui fournit le papier toilette, l'essuie-mains, le savon et les sacs poubelle ? Inclus dans le forfait ou refacturés ?
- 6Les produits et méthodes : préférence pour des produits écolabellisés, allergies connues, matériaux qui demandent un traitement particulier.
- 7Le contrôle qualité : fiche de passage, contrôle contradictoire régulier, interlocuteur dédié et délai de traitement d'une réclamation.
- 8La continuité de service : remplacement en cas d'absence ou de congés de l'agent habituel.
- 9La sécurité et la conformité : inspection commune préalable et plan de prévention, attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle, attestation de vigilance Urssaf (à demander lors de la signature puis tous les six mois pour un contrat d'au moins 5 000 € HT).
- 10Le prix et le contrat : forfait mensuel, tarif des prestations ponctuelles, durée, préavis et conditions de révision.
Comment comparer deux devis
Une fois le cahier des charges envoyé, comparez les réponses ligne par ligne :
- Le temps prévu : à surface égale, un devis qui prévoit nettement moins d'heures que les autres est un signal d'alerte. Le temps passé, c'est la qualité du nettoyage.
- Le périmètre : vitres, consommables, moquettes, remplacement des absences sont-ils inclus ?
- Le suivi : qui est votre interlocuteur, à quelle fréquence a lieu le contrôle qualité ?
- La souplesse : peut-on ajuster la fréquence, ajouter une prestation ponctuelle (après un événement, un déménagement de bureaux) ?
- Les références : le prestataire intervient-il déjà dans des locaux comparables aux vôtres ?
Les erreurs les plus courantes
| Erreur | Conséquence |
|---|---|
| Un cahier des charges flou (« nettoyage des bureaux ») | Des devis incomparables et des désaccords au premier passage |
| Aucune visite préalable | Un temps sous-estimé, donc une qualité qui baisse au bout de quelques semaines |
| Pas de contrôle qualité prévu | Les écarts s'installent sans que personne ne les signale |
| Oublier les prestations périodiques | Vitres et moquettes qui se dégradent, puis une remise en état coûteuse |
| Des horaires incompatibles avec l'activité | Un nettoyage qui dérange les équipes ou ne peut pas être fait correctement |
Notre façon de travailler
Pour un nettoyage de bureaux à Paris, nous commençons toujours par une visite gratuite de vos locaux. Elle nous permet de vous proposer un planning et un tableau des tâches précis, qui servent ensuite de référence à chaque contrôle qualité. Nous intervenons en dehors de vos horaires de travail, avec un interlocuteur dédié, et nous complétons si besoin par un nettoyage de vitres périodique.
Vous gérez un immeuble plutôt que des bureaux ? Les mêmes principes s'appliquent aux parties communes : consultez notre page nettoyage de copropriété à Paris.
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